Преместването на вашия корпоративен офис може много лесно да премине от вълнуващо преживяване към доста напрегната ситуация на хаос и безпорядък.

Независимо дали ще се разширявате или ще се местите в по-малък офис за по-висока ефективност, има твърде много неща, за които трябва да се погрижите.

Така че, ако сте в позицията на координатор по преместването на вашия офис, ние имаме няколко ключови съвети за вашия бизнес, които ще направят процеса по преместването гладък и безпроблемен.
Екипът от хамали на Hamali Green ви препоръчва следните акценти:

Предварително планирайте всичко добре

Ако е възможно, започнете да планирате преместването  4-6 месеца предварително, за да може да се погрижите за всички детайли, без това да натовари много и без това натоварения ви график. След като сте избрали новата локация и офис, трябва да прецените как ще разпределите новото пространство и да вземете решение за неговия вътрешен дизайн и оформление, включително, къде ще бъде настанен всеки служител и наличното ви офис оборудване. Това ще ви позволи да планирате какви са вашите нужди и дали се нуждаете от нови мебели. Създаването на карта или план на етажа би било чудесно, тъй като това ще направи достъпа на служителите и хамалите безпроблемно и всеки ще знае плана, по който да се движи.

Наемете хамалската фирма достатъчно рано

Тъй като преместването на корпоративен офис е свързано с много оборудване и детайли, наемането на професионална компания за преместване трябва да стане 1-3 месеца предварително. Уверете се, че те имат опит с офис премествания и поискайте препоръки от други корпоративни клиенти. Фирмата за хамалски услуги трябва да бъде разглеждана като партньор, което означава, че трябва да сте напълно уверени в техния професионализъм.
Информирайте вашия ИТ екип

Дайте на вашия ИТ екип три месеца предизвестие, за да започнат с планирането и прехвърлянето на всички технически неща: оборудване, интернет планове, телефонни връзки и т.н. Те ще трябва да направят оценка на новото пространство и да предложат подобрения в инфраструктурата или оборудването, които трябва да бъдат направени преди самото преместване.

Избавете се от ненужните вещи

Не носете в новия офис неща, които не ви трябват! Накъсайте всички ненужни документи, отървете се от офис мебели, които са събирали прах като ги продадете или дарите оборудване, от което не се нуждаете повече. Всичко, което решите да дарите може да се използва като данъчно облекчение, така че проверете с вашите счетоводители.

Поръчайте нова техника предваретилно

Вие искате да имате всичко необходимо, когато се преместите в новия офиси. За тази цел направете вашите поръчки за ново оборудване и мебели 1-2 месеца предварително и уговорете тяхната доставка в новия офис. По този начин ще избегнете плащането на тяхната доставка на два пъти: веднъж, за да стигне до вас, и веднъж, за да бъде преместен  в новия офис. Ето защо координаторът с вашите доставчици трябва да уреди пристигането на покупките в новия офис точно преди да стане самото преместване.

Актуализиране на вашия адрес

Уверете се, че вашите клиенти знаят, че ще се премествате.  Актуализирайте вашия сайт, визитки, бланки и други рекламни материали около една седмица преди преместването. Свържете се с Google, за да промените своята онлайн регистрация и адрес един месец предварително – тази промяна може да отнеме малко време, за да влезе в сила, тъй като Google трябва да изпрати картичка за потвърждение. Също така, трябва да се уведомят всички доставчици, за да осигурите бъдещите доставки да отиват на правилния адрес.

Направи графика за заседанията и посрещането на крайни срокове на клиенти съобразно датата на преместване

Планирайте за вас и вашия персонал буферна зона от най-малко 3 дни около датата на преместване, в които нямате срещи с клиенти и нямате големи крайни срокове. Никой не обича да тича опитвайки се да намери чисто място за срещи или докато все още не си е разопаковал вещите, да се чуди как да напише дълъг доклад за важен клиент. Знаейки точната дата на преместването  и доброто планиране ще спомогне за избягването на подобни проблеми.

Организирайте добре вашите служители

Когато служителите ви опаковат техните вещи, трябва да поставят тяхното име на външната страна на кутията на няколко места, така че хамалите да могат да ги поставят на подходящото място в зависимост от оформлението на графика, който е направен. За да избегнете грешки,  може да поставите визитни картички на служителите на правилните места в новия офис, така че да помогнете на хамалите да бъдат максимално ефективни.

За по-големи фирми, използвайте цветно кодиране

Ако преместването на офиса означава координиране на много отдели и голям персонал, повечето хамалски фирми разполагат със система, която да ви помогне да държите всичко под контрол и да осигури безупречна организация. Цветното кодиране е един вариант, който се е утвърдил като наистина работеща система, която ще позволи лесното преместване, без суматоха и неразбории. Уверете се, че вашите служители разбират как работи системата!